On the job Training - Đào tạo chỉ tay dắt việc ... ?

Đào tạo là biện pháp ngắn hạn nhằm trang bị cho nhân viên kiến thức, kỹ năng, thái độ cần thiết giúp họ đạt được kết quả công việc tốt. Quá trình đào tạo có thể diễn ra trong hoặc ngoài công việc. Đào tạo tại chỗ OJT (on -job-training) luôn được đánh giá là phương pháp đào tạo mang lại hiệu quả nhất.

1.OJT là gì?

On the Job Training (hay được gọi là đào tạo tại chỗ) là một chương trình được thiết kế để hướng dẫn trực tiếp nhân viên thực hiện công việc của họ sàn công việc thực tế. Người làm có thể học các kiến thức, kỹ năng cần thiết để được thực hiện công việc thực tế và làm quen với môi trường làm việc.

2. Phân loại OJT

Không phải chương trình OJT nào đưa ra cũng mang lại hiệu quả. OJT được chia làm 2 loại: OJT có kế hoạch và tự phát.

OJT có kế hoạch là chương trình được thiết kế có hệ thống, dựa theo những gì mà nhân viên cần biết, có outline, kế hoạch triển khai cụ thể. OJT theo cách này thường tốn kém hơn nhưng mang lại hiệu quả tốt hơn.

OJT tự phát tuy không tốn kém nhưng thường không mang lại hiệu quả. OJT được tiến hành với các phương pháp như “làm theo mọi người xung quanh” hay “ngồi cạnh ai đó quan sát”. Nó khiến cho công ty không sử dụng hợp lý nguồn lực và các nhân viên mới cũng dễ nản và không học tập được nhiều.

3. Các bước lập kế hoạch OJT

Để lập kế hoạch cụ thể cho một chương trình OJT, bạn cần xác định các yếu tố như những thứ nhân viên mới cần biết, thời gian và phương pháp đào tạo.

B1: Xác định những yếu tố nhân viên mới cần biết
Bạn có thể bắt đầu với phương pháp DACUM (Developing a Curriculum – Phát triển chương trình đào tạo). Phương pháp này được nghiên cứu, mô tả rất nhiều trong các nghiên cứu về phương pháp đào tạo. Nói đơn giản, tư tưởng chủ đạo của phương pháp này là tập hợp các nhân viên có kinh nghiệm, yêu cầu họ mô tả lại công việc hàng ngày và từ đó chỉnh sửa đưa ra bản liệt kê để hướng dẫn OJT.

Bảng liệt kê hướng dẫn này bao gồm các yếu tố mà nhân viên mới cần biết như: kỹ năng và kiến thức chung, hành vi nhân viên, các công cụ, thiết bị cung ứng, tài liệu mà nhân viên cần biết sử dụng, các xu hướng và những mối quan tâm trong tương lai.



Hình 1. Một số kỹ năng chung và hành vi nhân viên cần được đào tạo



Hình 2. Một số công cụ, thiết bị cần biết sử dụng và xu hướng trong tương lai cần được quan tâm

B2: Xác định thời gian thực hiện OJT
Đầu tiên, chúng ta cần phải biết khi nào thì cần thực hiện OJT. Đối với các doanh nghiệp lớn, có tiềm lực kinh tế thì việc thực hiện OJT diễn ra thường xuyên. Tuy nhiên đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, các chương trình đào tạo nội bộ khá tốn kém và chưa thực sự cần thiết. Tuy nhiên, việc đào tạo OJT vẫn cần thiết phải diễn ra trong các trường hợp sau đây:

• Thay đổi về công nghệ
• Thay đổi thực tiễn kinh doanh

• Thay đổi trong chính sách công ty

• Đợt tuyển dụng có nhiều nhân viên mới
• Phát hiện năng suất lao động suy giảm

Tần suất diễn ra các khóa đào tạo OJT:

Các khóa On-the-job training ban đầu thường là hướng dẫn chuyên sâu cho các nhân viên mới. Nhưng rõ ràng, chỉ một khóa học thì không mang lại hiệu quả rõ rệt, bạn cần đào tạo định kỳ trong suốt sự nghiệp của họ. Việc đào tạo là vấn đề cần được triển khai liên tục vì phần lớn nhân viên, tuỳ vào công việc của họ, sẽ cần cập nhật thông tin khi doanh nghiệp tiến hành thay đổi.

Vậy nên, khi lập kế hoạch OJT, ngoài việc thời điểm cần tiến hành OJT, bạn cần quan tâm nhiều hơn đến tần suất thực hiện đào tạo.

B3: Phương pháp đào tạo

a, Huấn luyện:
Huấn luyện là cấp trên hoặc một nhân viên có kinh nghiệm trực tiếp đưa ra hướng dẫn cho người học để thực hiện một công việc. Đây là phương pháp đào tạo một-một được thiết kế để họ có thể tìm thấy câu trả lời thông qua các hướng dẫn trực tiếp.

b, Phương pháp kèm cặp (mentorship):
Đây cũng là phương thức đào tạo 1-1, trong đó người quản lý được coi là một cố vấn cho cấp dưới, đưa ra các hướng dẫn cho cấp dưới trong công việc hàng ngày và giúp họ trong những tình huống khó khăn.

c, Đào tạo hướng dẫn công việc:
Phương pháp đào tạo này được thiết kế cụ thể, rõ ràng hơn. Théo đó, nhân viên được học về tổng quan công việc, các kỹ năng cần thiết, sau đó được thực hiện công việc và cuối cùng các nhân viên được đưa ra phản hồi và câu hỏi với người hướng dẫn.

d, Học nghề:
Đào tạo theo cách này được dùng nhiều trong lĩnh vực thủ công, kỹ thuật. Khóa học kết hợp giữa lớp học và đào tạo tại chỗ, thực hiện công việc dưới sự giám sát và hướng dẫn của người dạy. Các khóa học tùy vào từng lĩnh vực mà có thể kéo dài từ 3 tháng đến 3, 4 năm vì người học việc cần trải qua một thời gian dài để thành thạo trong lĩnh vực của họ.

4. Lợi ích của OJT

Về phía doanh nghiệp:
Doanh nghiệp thu hút được nhiều ứng viên trong quá trình tuyển dụng. OJT là một điểm thu hút với những ứng viên muốn tìm một môi trường làm việc chuyên nghiệp, hoàn thiện bản thân. Nó cũng thể hiện cho ứng viên thấy rằng doanh nghiệp sẵn sàng phát triển cho các nhân viên, ngầm thể hiện bằng các cơ hội thăng tiến.Nếu công ty bạn đang hoạt động trong một thị trường hoặc lĩnh vực lao động khó thu hút ứng viên giỏi, OJT có thể giúp ích cho bạn.

Về phía nhân viên:
Nhân viên cảm thấy mãn nguyện và gắn bó với doanh nghiệp hơn sau khi trải qua khóa OJT. Bên cạnh đó, OJT cũng tạo nên sự linh động trong đội ngũ nhân viên. Một nhân viên được đào tạo tốt sẽ không còn tỏ thái độ “Đây không phải việc của tôi!”. Ngay cả khi bạn không có ý định đào tạo mọi nhân viên “tổng hợp” có thể làm tất cả mọi thứ, việc đào tạo có thể thúc đẩy năng lực của họ vượt qua giới hạn một chuyên môn duy nhất. Nhân viên của bạn sẽ đa năng và linh hoạt hơn nhiều.

Dựa vào các số liệu, có thể thấy gần một nửa nhân viên quyết định bỏ việc năm đầu khi doanh nghiệp không được đào tạo tại chỗ hoặc chương trình đào tạo của doanh nghiệp không tốt như OJT mang tính tự phát. Điều này sẽ gây tốn kém trong chi phí tuyển dụng và ảnh hưởng đến danh tiếng của doanh nghiệp. Vì vậy doanh nghiệp nên xây dựng kế hoạch OJT càng sớm càng tốt, nó hoàn toàn là một khoản đầu tư hiệu quả – đầu tư vào nhân viên của bạn, tài sản quý giá của doanh nghiệp.

Bonus khóa học on the job training, coaching skills hotline: 18006981